Milloin talous tarvitsee lisäresurssia?

Milloin talouden nykyinen resursointi ei riitä?

Talouden vastuuhenkilön lähtö, merkittävä hanke tai vaativa muutos lisää talousorganisaation työmäärää tai muuttaa tarvittavaa osaamista. Resurssivaje voi myös olla pidempään jatkunut tilanne, jossa talouden resursointi ja osaaminen eivät enää vastaa yrityksen tarpeita.

Alimitoitettu resursointi voi heikentää raportoinnin laatua, hidastaa hankkeiden etenemistä ja kuormittaa avainhenkilöitä. Seuraavat neljä tilannetta kuvaavat, milloin talouden nykyistä resursointia tai osaamista kannattaa arvioida uudelleen.

Kun talouden avainhenkilö lähtee

Talouden vastuuhenkilön lähdön myötä organisaatiosta poistuu talousjohdon kokonaisvastuu ja usein myös arvokasta dokumentoimatonta tietoa. Johto menettää keskeisen kumppanin päätöksenteon tueksi, mutta raportoinnin, sidosryhmäyhteistyön ja vireillä olevien hankkeiden on jatkuttava.

Tehtäviä jaetaan usein talousorganisaatiossa muiden hoidettaviksi oman työn lisäksi. Työmäärä ja vastuu kasvavat, ja henkilöiltä voidaan odottaa päätöksiä, joihin kaikilla ei ole kokemusta, valtuuksia tai riittävästi aikaa.

Olen aloittanut useamman kerran talousjohtajana tilanteessa, jossa edeltäjä oli jo lähtenyt eikä perehdytystä ollut mahdollista saada. Alkuvaihe kului tilanteen selvittämiseen, kiireellisten asioiden hoitamiseen ja kokonaisuuden saamiseen takaisin hallintaan. Kun talouden prosessit ja vastuut oli dokumentoitu hyvin, tehtävän haltuunotto oli huomattavasti helpompaa.

Kun merkittävä hanke tulee normaalin työn rinnalle

ERP- tai talousjärjestelmän käyttöönotto, raportoinnin uudistaminen, organisaatiomuutos tai muu merkittävä hanke voi vaatia kuukausien ajan huomattavan työpanoksen normaalin työn rinnalla. Projektityö kohdistuu usein samoihin henkilöihin, joiden osaamista tarvitaan normaalissa toiminnassa, ja hanke voi lisäksi vaatia osaamista, jota organisaatiossa ei ennestään ole.

Työmäärän kasvaessa jotain siirtyy, tehdään kiireellä tai työpäivät pitenevät. Virheriski kasvaa, hankkeen viivästyminen kasvattaa kustannuksia ja siirtää tavoiteltuja hyötyjä.

Merkittävien hankkeiden vaikutus talousorganisaation arkeen on tullut tutuksi monessa tehtävässäni. Kun hanke tuli normaalin työn rinnalle ilman lisäresursseja, osaava ja sitoutunut henkilöstö venyi pitkälle. Jatkuva lisäkuormitus näkyi kuitenkin priorisointina, pitkinä työpäivinä ja huolena siitä, ehdittiinkö kaikki tehdä riittävän hyvin.

Kun tarvitaan osaamista, jota omassa organisaatiossa ei ole

Kaikki muutokset eivät vaadi vain lisää työaikaa. Esimerkiksi yhtiörakenteen muutos tai uusien yhtiöiden perustaminen voi tuoda ratkaistavaksi kysymyksiä kirjanpidosta, tilinpäätöksestä, verotuksesta ja juridisista velvoitteista.

Olennaista on tunnistaa, mitä osaamista organisaatiossa on ja missä tarvitaan täydentävää asiantuntemusta. Jos tarvetta ei tunnisteta ajoissa, puutteellisten tulkintojen ja ratkaisujen vaikutukset voivat tulla näkyviin vasta myöhemmin esimerkiksi tilinpäätöksessä tai verotuksessa.

Eräässä tehtävässäni yhtiörakennetta oli muutettu ja uusia juridisia yhtiöitä perustettu. Kaikissa ratkaisuissa ei ollut hyödynnetty tarvittavaa erityisasiantuntemusta. Osa tulkinnoista osoittautui myöhemmin puutteellisiksi tai virheellisiksi, ja niiden vaikutukset näkyivät kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja verotuksessa.

Kun yrityksen tarpeet kasvavat talousorganisaatiota nopeammin

Kevyt talousorganisaatio voi palvella yritystä hyvin pitkään. Liiketoiminnan kasvaessa myös taloudelta vaaditaan enemmän: raportoinnilta, prosesseilta, kontrolleilta, viranomaisvelvoitteiden hoitamiselta ja liiketoiminnan tukemiselta.

Jos resursointi ja osaaminen eivät kehity samassa tahdissa, aika kuluu helposti välttämättömien tehtävien hoitamiseen ja kehittäminen jää vähäiseksi. Raportoinnin laatu ja taloudellisen tiedon luotettavuus voivat kärsiä, samalla kun jatkuva priorisointi ja oman osaamisalueen ulkopuolisten vastuiden hoitaminen kuormittavat henkilöstöä.

Kasvun vaikutuksen talouden resursointiin olen nähnyt yrityksessä, jossa talous oli pitkään toiminut hyvin pienillä resursseilla ja ajoittain kokonaan ilman omaa taloushenkilöä. Liiketoiminta oli kasvanut, mutta talouden toimintamallit eivät olleet kehittyneet samassa tahdissa. Työ alkoi nykytilan dokumentoinnista: mitä piti ratkaista, missä järjestyksessä ja millä aikataululla.

Miten talouden lisäresurssi voidaan ratkaista?

Vastuu voidaan turvata määräajaksi. Kun talouden vastuuhenkilö lähtee, kokenut talousjohdon ammattilainen voi ottaa kokonaisvastuun siihen asti, kunnes seuraaja aloittaa. Näin talouden johtaminen, raportointi ja keskeinen sidosryhmäyhteistyö jatkuvat ilman pitkää vastuukatkoa, ja seuraaja pääsee aloittamaan hallitummasta tilanteesta.

Lisäresurssi voidaan kohdistaa sinne, missä sitä tarvitaan. Merkittävässä hankkeessa lisäresurssi voidaan kohdistaa itse projektiin tai osaan normaalista työstä. Näin oman organisaation avainhenkilöiden aikaa voidaan käyttää siellä, missä heidän yrityskohtainen osaamisensa on tärkeintä.

Kaikkea osaamista ei tarvitse olla omassa organisaatiossa. Vaativassa muutoksessa olennaista on tunnistaa ajoissa, mitä osaamista tarvitaan. Tarvittavat asiantuntijat voidaan ottaa mukaan suunnitteluun ja toteutukseen, ja talouden vastuuhenkilö koordinoi kokonaisuutta ja varmistaa, että ratkaisut viedään talouden prosesseihin ja raportointiin.

Kasvaneeseen tarpeeseen ei aina tarvita pysyvää lisäresurssia. Määräaikainen talousosaaja voi arvioida nykytilan, korjata olennaiset puutteet ja rakentaa yrityksen tarpeisiin sopivan toimintamallin. Samalla voidaan määrittää, millaista pysyvää resursointia ja osaamista talous jatkossa tarvitsee.

Talouden lisäresurssi – kustannus vai investointi?

Määräaikaisen lisäresurssin kustannus on helppo nähdä, resursoimatta jättämisen kustannus vaikeampi. Siksi kustannusta kannattaa verrata siihen, mitä lisäresurssilla saadaan aikaan ja mitä riskejä tai kustannuksia sillä voidaan välttää. Toiminnan jatkuvuus, henkilöstön jaksaminen ja luottamus taloudelliseen tietoon ovat myös osa kokonaisuutta.

Apajan näkökulma

Olen talousjohdossa kokenut kaikki tässä artikkelissa kuvatut tilanteet eri muodoissa. Olen nähnyt, kuinka paljon osaava ja sitoutunut organisaatio pystyy venymään – ja mitä liian pitkään jatkuva venyminen voi maksaa.

Lisäresurssi ei ratkaise kaikkea. Mutta kun talousorganisaation kapasiteetti tai käytettävissä oleva osaaminen eivät riitä tilanteen vaatimuksiin, ottaisin mieluummin lisäresurssin ajoissa kuin käyttäisin myöhemmin aikaa ja rahaa tilanteen korjaamiseen.