Kansainvälinen toiminta: mitä talousjohdon pitää ratkaista?

Kun yritys laajentaa toimintaansa uuteen maahan, talousjohdon pöydälle tulee nopeasti kokonaisuus, jossa paikalliset velvoitteet ja konsernin vaatimukset on saatava toimimaan yhdessä.

Tilanne voi syntyä eri tavoin. Suomalainen yritys voi perustaa toimintaa tai hankkia yrityksen ulkomailta. Kansainvälinen konserni voi vastaavasti perustaa toimintaa Suomeen tai hankkia suomalaisen yrityksen. Myös jo olemassa olevan kansainvälisen toiminnan talousrakenteita ja toimintamalleja voidaan joutua kehittämään.

Talousjohdon näkökulmasta kyse ei ole vain siitä, miten luvut saadaan mukaan konserniraportointiin. Paikallisen kirjanpidon, verotuksen, tilinpäätöksen, raportoinnin, järjestelmien ja muiden velvoitteiden pitää toimia valitussa rakenteessa – ja samalla osana konsernin talousjohtamista.

Talouden rakenne lähtee liiketoiminnan rakenteesta

Uuteen maahan meneminen ei automaattisesti tarkoita paikallisen yhtiön perustamista. Toiminta voidaan tilanteesta riippuen järjestää esimerkiksi tytäryhtiön tai sivuliikkeen kautta, ja toiminnasta voi syntyä myös verotuksellinen kiinteä toimipaikka.

Yrityskaupassa lähtötilanne on erilainen. Hankittu yhtiö voi jatkaa omana juridisena yksikkönään, mutta se ei välttämättä ole lopullinen rakenne. Yhtiö voidaan säilyttää tai rakennetta voidaan myöhemmin muuttaa osana konsernin kokonaisuutta.

Juridiset ja verotukselliset ratkaisut tehdään tarvittavien asiantuntijoiden kanssa. Talousjohdon tehtävänä on ymmärtää, mitä valittu rakenne tarkoittaa käytännössä taloudelle ja varmistaa, että ratkaisut viedään kirjanpitoon, raportointiin, järjestelmiin, prosesseihin ja vastuisiin.

Juridinen rakenne, paikallisen toiminnan taloudellinen erottelu ja konserniraportointi liittyvät toisiinsa, mutta ne eivät ole sama asia eivätkä välttämättä muutu samassa aikataulussa.

Talouden rakentaminen ja integraatio ovat projekti

Kansainvälisen toiminnan talouden rakentaminen tai yrityskaupan jälkeinen integraatio ei ole yksittäinen kirjanpito- tai järjestelmätehtävä. Se on kokonaisuus, jolla pitää olla omistaja, suunnitelma, aikataulu ja selkeät vastuut.

Uutta toimintaa perustettaessa pitää tunnistaa, mitä paikalliseen talouteen tarvitaan ja mitä voidaan hoitaa konsernista. Yrityskaupan jälkeen lähtökohtana on puolestaan ymmärtää hankitun yhtiön nykyinen talousympäristö ennen kuin sitä ryhdytään muuttamaan.

Nykytila kannattaa käydä järjestelmällisesti läpi: kirjanpito ja closing, raportointi, verotus, tilinpäätös ja tilintarkastus, järjestelmät, prosessit, vastuut sekä paikalliset palveluntarjoajat.

Sen jälkeen voidaan päättää, mitä pitää saada kuntoon heti, mitä voidaan kehittää vaiheittain ja mikä on tavoitetila.

Kirjanpito, closing ja konserniraportointi

Paikallinen kirjanpito ja konserniraportointi palvelevat eri tarkoituksia.

Paikallisen talouden pitää täyttää kyseisen maan kirjanpito-, tilinpäätös- ja muut lakisääteiset vaatimukset. Samalla konserni tarvitsee luvut omalla tilikartallaan, laskentaperiaatteillaan, raportointirakenteellaan ja aikataulullaan.

Käytännössä ratkaistavia asioita ovat esimerkiksi tilikartta ja mapping, raportointipaketti, closing-aikataulu, vastuut, täsmäytykset, konsernikirjaukset ja mahdolliset GAAP-erot.

Yrityskaupan jälkeen ensimmäinen tavoite voi olla saada hankitun yhtiön luvut luotettavasti mukaan konsernin kuukausiraportointiin. Uutta toimintaa perustettaessa sama kokonaisuus pitää rakentaa niin, että ensimmäinen closing ja konserniraportointi toimivat alusta lähtien.

Jos paikallinen yhtiö myöhemmin poistuu juridisen uudelleenjärjestelyn seurauksena, paikallisen toiminnan taloudellisen erottelun tarve ei välttämättä poistu. Esimerkiksi sivuliikkeen tai kiinteän toimipaikan toiminta voidaan edelleen joutua erottamaan paikallista verotusta ja muita velvoitteita varten.

Verotus ja paikalliset velvoitteet

Kansainvälisessä toiminnassa verotus ja paikalliset velvoitteet eivät ole taloudesta erillinen kokonaisuus. Ne vaikuttavat siihen, miten kirjanpito, järjestelmät ja prosessit pitää rakentaa.

Selvitettäviä asioita voivat olla esimerkiksi yhteisöverotus, ALV, siirtohinnoittelu, kiinteään toimipaikkaan liittyvät kysymykset sekä työnantaja- ja muut paikalliset velvoitteet.

Talousjohdon ei tarvitse ratkaista kaikkia vero- tai lakikysymyksiä itse. Tarvittava erityisasiantuntemus tunnistetaan tilanteen mukaan, ja sovitut ratkaisut huomioidaan kirjanpidossa, raportoinnissa ja käytännön prosesseissa.

Tilinpäätös, tilintarkastus ja compliance

Paikalliset statutory-vaatimukset pitää tunnistaa ajoissa.

Vaatimukset riippuvat siitä, millaisessa rakenteessa toimintaa harjoitetaan. Paikallisella yhtiöllä voi olla oma tilinpäätös, tilintarkastus, veroilmoitukset ja muut lakisääteiset velvoitteet. Sivuliikkeen tai muun rakenteen velvoitteet voivat olla erilaisia.

Yrityskaupan jälkeen pitää lisäksi selvittää, mitä velvoitteita ja käytäntöjä hankitulla yhtiöllä jo on, mitä niistä jatketaan ja mitä muutetaan.

Compliance-kalenteri, vastuut ja tarvittavat palveluntarjoajat kannattaa rakentaa osaksi normaalia talouden vuosikelloa.

Raportointi ja johtaminen

Konserniraportoinnin toimivuus ei vielä tarkoita, että paikallisen liiketoiminnan talousjohtaminen toimii.

Johdon pitää saada näkyvyys liiketoiminnan tulokseen, kassaan, ennusteeseen ja olennaisiin poikkeamiin. Raportointia rakennettaessa pitää siksi ratkaista sekä konsernin raportointitarpeet että paikallisen liiketoiminnan johtamiseen tarvittava tieto.

Tavoitteena ei ole mahdollisimman suuri raportointimäärä, vaan yhteinen ja luotettava tieto, jota voidaan käyttää päätöksenteossa.

Paikallinen talousorganisaatio ja ulkoiset kumppanit

Kansainvälinen toiminta ei aina tarvitse omaa paikallista taloustiimiä.

Kirjanpito, palkanlaskenta, verotus tai muu paikallinen työ voidaan hoitaa omalla henkilöstöllä, konsernin keskitettyjen toimintojen kautta tai ulkoisten palveluntarjoajien avulla.

Yritysoston yhteydessä olemassa oleva organisaatio ja palveluntarjoajat pitää arvioida osana integraatiota. Uutta toimintaa perustettaessa sopiva toimintamalli rakennetaan alusta.

Vastuiden pitää olla selvät: kuka tuottaa luvut, kuka tarkastaa ne, kuka raportoi konsernille ja kuka vastaa paikallisten velvoitteiden täyttämisestä.

Järjestelmät

Järjestelmät ovat usein näkyvin osa integraatiota, mutta niiden ei pitäisi määrittää toimintamallia.

Yritysoston jälkeen paikallinen järjestelmä voidaan pitää käytössä ainakin siirtymävaiheen ajan ja rakentaa konserniraportointi sen ympärille. Järjestelmäintegraatio voidaan tehdä myöhemmin, kun prosessit ja tavoitetila ovat selvät.

Uutta toimintaa perustettaessa lähtökohta on toinen: järjestelmäratkaisun pitää alusta lähtien tukea sekä paikallisia vaatimuksia että konsernin raportointia.

Järjestelmistä pitää saada luotettavasti sekä paikallisen talouden että konsernin tarvitsema tieto.

Tavoitteena toimiva talouden arki

Kansainvälisen talouden rakentaminen, kehittäminen tai integrointi ei ole valmis silloin, kun ensimmäinen raportointipaketti on lähetetty tai uusi järjestelmä on otettu käyttöön.

Se on valmis, kun normaalit prosessit toimivat ilman projektimoodia.

Kirjanpito ja closing toimivat aikataulussa. Paikalliset velvoitteet hoidetaan. Konserniraportointi tuottaa oikeat luvut. Verotuksen tarvitsemat tiedot ovat saatavilla. Vastuut ovat selvät. Järjestelmät tukevat prosesseja ja johto saa tarvitsemansa tiedon.

Ja ennen kaikkea toimintamalli ei ole yksittäisten henkilöiden tiedon varassa.

Apajan näkökulma

Olen työskennellyt kansainvälisen talousjohdon parissa sekä suomalaisen yhtiön ollessa osa kansainvälistä konsernia että ulkomaisen toiminnan ollessa osa suomalaista konsernia.

Käytännössä työ on tarkoittanut muun muassa paikallisen kirjanpidon ja konserniraportoinnin yhteensovittamista, eri laskentaperiaatteiden hallintaa, closing- ja raportointiprosessien rakentamista, verotuksen ja statutory-vaatimusten koordinointia, järjestelmämuutoksia sekä yhteistyötä paikallisten asiantuntijoiden ja konsernin eri toimintojen kanssa.

Olen ollut myös rakentamassa ulkomaisen sivuliikkeen talouden toimintamallia käytännössä. Näissä tilanteissa olennaista on ollut saada paikalliset vaatimukset ja konsernin toimintamalli toimimaan yhdessä – ei vain suunnitelmana, vaan osana normaalia talouden arkea.

Apaja voi ottaa kansainvälisten taloustoimintojen rakentamisen, kehittämisen tai integroinnin määräajaksi johdettavakseen. Tarvittavat vero-, laki- ja muut erityisasiantuntijat tuodaan mukaan tilanteen mukaan, ja sovitut ratkaisut toteutetaan osana taloustoimintoja.

Tavoitteena on toimiva kokonaisuus, jota yrityksen oma organisaatio pystyy jatkamaan.